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Thursday 3rd July

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Sharing learning and knowledge within delivery focused organisations Helen Robey

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Issues we face 
  • Being able to successfully embed of knowledge sharing culture,  when the current organisation is fixed on delivery of projects and  not learning 
  • Most of the organisation recognise the logical argument of sharing  knowledge, be that best practice, hint and tips, tools, processes  etc 
  • Some are passionate about it and will give their time to this  initiative 
  • Previous IT solutions have not engendered a culture of knowledge  sharing 
  • Initiating knowledge sharing in a group of bodies that are in  competition with each other and have strikingly different needs,  culture and ways of working 
  • The different bodies are actually in competition with each other  despite being part of the same organisation. this unique situation  means that even initiating knowledge sharing seams an impossible  challenge 
  • Culturally the bodies are brand loyal leading to opposing  behaviours 
  • some bodies operate in a clandestine environment in terms of  their information, so sharing information is an alien process.
Suggestions 
  • Need the process/practice of capturing learnings, then changes  behaviours so that this becomes a habit and is considered just as  important, before we have an IT solution 
  • Need to change culture first, behaviours, get people doing close  out, After Action Reviews etc, before create an IT solution. 
  • Have project reviews on regular basis as a forum of peer review  of projects. cover 1. Status of project; 2. successes, 3.  challenges, 4 Q&A 
  • The IT solution should be only for repository of information 
  • Need a subject matter expert to monitor data in an IT system. A  leanring is that you can end up with a database with amass of  information that is so overwhelming people no longer find it  useful. 
  • Use the Buy & Sell idea at Meetings to increase networking and  sharing. 
  • Demonstration and recognition of sharing learning/information by  leaders if important to start creating a sharing knowledge culture. 
  • Introduce a learning practice at the start of a project to set  individuals expectations of what the project manager objective  are on capturing and actioning lessons learnt.

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